QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG
Phần 1. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
1. Tiêu chí đối với đề tài nghiên cứu khoa học
a) Nghiên cứu, giải quyết những vấn đề khoa học và công nghệ mới, có tính sáng tạo, có giá trị khoa học.
b) Có ý nghĩa thực tiễn, giải quyết vấn đề khoa học và công nghệ nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo; đáp ứng yêu cầu phát triển và ứng dụng KHCN, góp phần phát triển kinh tế – xã hội của đất nước.
c) Nội dung nghiên cứu của đề tài đăng ký không trùng lặp với các đề tài khác đã và đang triển khai ở Việt Nam và ở nước ngoài.
2. Quy định đối với các thành viên thực hiện đề tài
Đề tài gồm có 01 Chủ nhiệm đề tài và các thành viên tham gia nghiên cứu không quá 02 người.
2.1. Tiêu chuẩn của Chủ nhiệm đề tài
a) Là cán bộ, giảng viên đang công tác tại Nhà trường.
b) Có trình độ kỹ sư / cử nhân trở lên, có chuyên môn phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài.
c) Có khả năng tổ chức thực hiện đề tài.
d) Các trường hợp khác do Chủ tịch Hội đồng KH-ĐT xem xét, quyết định.
2.2. Nhiệm vụ của Chủ nhiệm đề tài
a) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu theo đúng nội dung và tiến độ được phê duyệt trong đề cương triển khai thực hiện đề tài; chấp hành các yêu cầu kiểm tra việc thực hiện đề tài của Hội đồng KH-ĐT và các đơn vị chức năng.
b) Kết quả của đề tài khi công bố trong và ngoài nước phải viết rõ là được thực hiện trong khuôn khổ đề tài của Trường Đại học Công nghệ GTVT (tên, mã số của đề tài).
c) Thực hiện báo cáo tiến độ triển khai thực hiện đề tài hàng năm, báo cáo tổng kết, báo cáo tóm tắt đề tài.
d) Sử dụng và quyết toán kinh phí của đề tài theo đúng quy định tài chính hiện hành.
e) Tài sản cố định nếu được mua sắm từ kinh phí của đề tài, sau khi đề tài được nghiệm thu, chủ nhiệm đề tài phải kiểm kê và thực hiện xử lý tài sản (bàn giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thanh lý, nhượng bán tài sản,...) theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường.
g) Trực tiếp báo cáo trước hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài về kết quả thực hiện đề tài.
h) Nghiêm chỉnh thực hiện các quy định về quản lý các đề tài KHCN của Nhà nước và của Nhà trường.
2.3. Quyền hạn của Chủ nhiệm đề tài
a) Kiến nghị với Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp và Ban Giám hiệu tạo điều kiện về thời gian, thư viện, thiết bị, phòng thí nghiệm, nhà xưởng,… để thực hiện đề tài.
b) Lựa chọn các thành viên tham gia nghiên cứu đề tài, ký hợp đồng chuyên môn với các thành viên và các cơ quan hữu quan tham gia thực hiện đề tài (nếu cần thiết).
c) Đề nghị Hội đồng KH-ĐT đánh giá nghiệm thu đề tài sau khi giao nộp đủ kết quả, báo cáo tổng kết và báo cáo tóm tắt đề tài theo đúng quy định.
d) Chủ động khai thác và chuyển giao công nghệ để thực hiện đề tài; kiến nghị các cấp quản lý tạo điều kiện thực hiện đề tài và ứng dụng kết quả nghiên cứu.
e) Chủ nhiệm đề tài và những người tham gia thực hiện đề tài được hưởng quyền tác giả theo quy định hiện hành sau khi thực hiện việc đăng ký kết quả nghiên cứu với các cơ quan chức năng.
3. Hội đồng xét duyệt đề cương, nghiệm thu
3.1. Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài NCKH cấp Trường
a) Hội đồng xét duyệt đề cương do Hội đồng KH-ĐT Nhà trường thành lập, có trách nhiệm xem xét, đánh giá nội dung đề cương nghiên cứu của các tác giả, nhóm tác giả đã đăng ký; tổng hợp kết quả đánh giá và trình Hiệu trưởng ra Quyết định giao nhiệm vụ NCKH cấp trường.
b) Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài có từ 5 đến 7 thành viên, gồm có chủ tịch, 1 thư ký khoa học, 2 ủy viên phản biện, 1 thư ký hành chính và các ủy viên.
Thành viên hội đồng là các chuyên gia có uy tín, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ/am hiểu sâu về lĩnh vực khoa học và công nghệ của đề tài. Chủ trì đề tài và những người tham gia thực hiện đề tài không tham gia hội đồng.
c) Hội đồng xét duyệt chỉ họp khi có mặt chủ tịch, thư ký khoa học và ít nhất 2/3 số thành viên. Chủ tịch hội đồng xét duyệt chủ trì cuộc họp. Ý kiến bằng văn bản của thành viên vắng mặt chỉ có ý nghĩa tham khảo. Hội đồng xem xét, thảo luận từng nội dung, dự toán trong đề cương đề tài.
d) Thư ký khoa học có trách nhiệm ghi chép, tổng hợp các ý kiến đánh giá của Hội đồng.
e) Thư ký hành chính là cán bộ phòng KHCN-HTQT, có trách nhiệm chuẩn bị kinh phí, các tài liệu có liên quan phục vụ hội đồng.
3.2. Hội đồng nghiệm thu đề tài NCKH cấp Trường
a) Hội đồng nghiệm thu đề tài NCKH cấp Trường do Hội đồng KH-ĐT Nhà trường thành lập, có trách nhiệm xem xét đánh giá nội dung phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của đề tài; tổng hợp kết quả đánh giá và trình Hiệu trưởng công nhận kết quả nghiên cứu.
b) Hội đồng nghiệm thu đề tài NCKH cấp Trường có từ 5 đến 7 thành viên, gồm có chủ tịch, 1 thư ký khoa học, 1 thư ký hành chính, 2 uỷ viên phản biện (là các nhà khoa học, chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu) và các uỷ viên hội đồng. Thành viên hội đồng có thể mời các chuyên gia, nhà khoa học ngoài Trường để đánh giá.
Đối với đề tài có sản phẩm được ứng dụng, thử nghiệm, triển khai phải có đại diện cơ sở ứng dụng, nhận chuyển giao kết quả nghiên cứu đề tài tham gia hội đồng.
c) Thành viên hội đồng phải là các nhà khoa học, chuyên gia, có trình độ chuyên môn phù hợp và am hiểu lĩnh vực nghiên cứu của đề tài. Thành viên hội đồng chịu trách nhiệm trước Hội đồng KH-ĐT về kết quả đánh giá nghiệm thu đề tài.
d) Chủ nhiệm đề tài và những người tham gia thực hiện đề tài không tham gia hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp Trường.
4. Quy định đối với Đề cương đề tài NCKH cấp Trường
Đề cương đề tài NCKH cấp Trường phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
a) Xác định rõ mục tiêu của đề tài.
b) Thể hiện được tổng quan tình hình nghiên cứu và luận giải sự cần thiết phải nghiên cứu của đề tài. Phân tích, đánh giá được những công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài, những kết quả nghiên cứu mới nhất trong lĩnh vực nghiên cứu đề tài ở trong nước và ngoài nước.
c) Liệt kê và mô tả những nội dung nghiên cứu lý thuyết, ứng dụng và triển khai thực nghiệm cần tiến hành để đạt được mục tiêu đặt ra.
d) Luận cứ rõ việc lựa chọn các phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng phù hợp với từng nội dung của đề tài; làm rõ tính mới, sáng tạo, độc đáo của các phương pháp nghiên cứu và kỹ thuật sử dụng.
e) Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Đề tài cần nêu rõ đối tượng được nghiên cứu, phạm vi không gian, thời gian và lĩnh vực nghiên cứu.
g) Tiến độ thực hiện. Thời gian giao thực hiện đề tài không quá 1 năm tính từ thời điểm được giao, trường hợp đặc biệt có thể được thực hiện trong 2 năm.
h) Kết quả dự kiến phải rõ ràng, có tính thuyết phục cao:
Kết quả giải quyết những vấn đề khoa học, công nghệ mới, có tính sáng tạo và giá trị khoa học. Các công trình khoa học dự kiến công bố: sách chuyên khảo; bài báo trên các tạp chí khoa học chuyên ngành, báo cáo tại các hội nghị khoa học.
Hỗ trợ có hiệu quả cho công tác đào tạo, đặc biệt là đào tạo sau đại học; bổ sung hoặc góp phần đổi mới nội dung các chuyên đề, giáo trình, sách chuyên khảo phục vụ giảng dạy và nghiên cứu.
i) Ý nghĩa khoa học và khả năng ứng dụng
Ý nghĩa khoa học nêu được đề tài bổ sung nội dung lý thuyết hoặc làm rõ lý thuyết đang tồn tại hay xây dựng lý thuyết mới.
Khả năng ứng dụng: Các sản phẩm nghiên cứu, địa chỉ ứng dụng, khả năng chuyển giao công nghệ kết quả nghiên cứu, hiệu quả kinh tế – xã hội.
k) Đề xuất sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị thí nghiệm của Nhà trường phục vụ đề tài nghiên cứu: Nêu rõ loại phương tiện kỹ thuật, tên thiết bị thí nghiệm và phòng thí nghiệm phục vụ cho hoạt động nghiên cứu thực hiện đề tài.
l) Dự toán kinh phí phù hợp với mục tiêu, nội dung, phương pháp, tiến độ nghiên cứu (bao gồm cả kinh phí Nhà trường cấp và kinh phí hỗ trợ cho đề tài nếu có).
Phần 2. QUY TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
1. Xây dựng đề cương đề tài nghiên cứu khoa học cấp Trường
a) Hằng năm (năm học) căn cứ vào định hướng, mục tiêu phát triển khoa học và công nghệ của Nhà trường, của đơn vị (Khoa, Phòng, Ban, Trung tâm) các cán bộ, giảng viên tiến hành xây dựng đề cương đề tài NCKH cấp Trường theo quy định (theo biểu mẫu 01/KHCN-GV).
b) Trước ngày 15/9 hàng năm, Chủ nhiệm đề tài trình lãnh đạo đơn vị đề cương nghiên cứu.
2. Thẩm định đề cương cấp đơn vị (Khoa, Phòng, Ban, Trung tâm)
a) Từ ngày 15/9 đến 20/9, các đơn vị tiến hành thẩm định đề cương cấp đơn vị như sau:
+ Trưởng các đơn vị thành lập Hội đồng thẩm định cấp đơn vị gồm 3 - 5 thành viên gồm chủ tịch, thư ký và các thành viên. Chủ nhiệm đề tài trình bày nội dung trong đề cương nghiên cứu trước Hội đồng cấp đơn vị.
+ Các thành viên Hội đồng đóng góp ý kiến cho đề cương nghiên cứu theo các nội dung chuyên môn và hình thức bố cục của đề cương theo các quy định. Chủ nhiệm đề tài và thành viên nghiên cứu tiếp thu ý kiến và chỉnh sửa lại đề cương nghiên cứu.
b) Từ ngày 20/9 đến 25/9, Trưởng các đơn vị tập hợp đề cương nghiên cứu của các tác giả và nộp về phòng KHCN-HTQT bao gồm:
+ 01 bản “Bảng tổng hợp kết quả thẩm định cấp đơn vị” kèm theo file mềm (theo biểu mẫu 02/KHCN-GV).
+ 07 bộ đề cương cho mỗi đề tài. Đề cương được trình bày đóng quyển theo quy định.
3. Xét duyệt đề cương đề tài NCKH cấp Trường
Từ ngày 25/9 đến 30/9, tiến hành xét duyệt đề cương cấp Trường như sau:
a) Căn cứ vào danh sách đăng ký thực hiện đề tài NCKH cấp Trường do phòng KHCN-HTQT tập hợp, Hội đồng KH-ĐT ra Quyết định thành lập các Hội đồng xét duyệt đề cương NCKH cấp trường theo các lĩnh vực chuyên môn.
b) Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm gửi các tài liệu có liên quan đến các thành viên trong Hội đồng (trước 5 ngày tính đến ngày tổ chức xét duyệt), bao gồm:
+ Quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt và dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức xét duyệt;
+ Bảng tổng hợp kết quả thẩm định cấp đơn vị;
+ Đề cương nghiên cứu của các tác giả.
c) Tổ chức xét duyệt đề cương đề tài NCKH cấp Trường như sau:
+ Hội đồng xét duyệt sẽ họp kín để đánh giá nội dung đề cương nghiên cứu.
+ Hội đồng xem xét, thảo luận từng nội dung, dự toán trong đề cương đề tài theo các quy định về hoạt động khoa học công nghệ và quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường.
d) Kết quả xét duyệt đề cương đề tài NCKH cấp Trường như sau:
+ Các thành viên hội đồng xét duyệt đánh giá, tuyển chọn bằng cách cho điểm (theo biểu mẫu 03/KHCN-GV).
+ Đề cương đề tài được đánh giá theo điểm trung bình cộng của các thành viên hội đồng và kết quả đánh giá được ghi thành biên bản (theo biểu mẫu 04/KHCN-GV).
+ Từ 75 điểm trở lên được xem là đạt và được đề nghị Hiệu trưởng xem xét, phê duyệt. Dưới 75 điểm là không đạt.
4. Hoàn thiện đề cương đề tài NCKH cấp Trường
a) Sau khi các Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài NCKH cấp Trường tiến hành xong, Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm tổng hợp kết quả và thông báo đến các đơn vị và chủ nhiệm đề tài.
b) Từ ngày 01/10 đến 05/10, các chủ nhiệm đề tài hoàn thiện đề cương theo yêu cầu của các Hội đồng xét duyệt. Trưởng các đơn vị tập hợp đề cương nghiên cứu của các tác giả và nộp về phòng KHCN-HTQT gồm 02 bộ đóng quyển theo quy định.
c) Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm kiểm tra, rà soát các nội dung chỉnh sửa trong đề cương nghiên cứu theo kết luận của các Hội đồng xét duyệt, tập hợp danh sách trình Hiệu trưởng ra quyết định giao nhiệm vụ thực hiện đề tài NCKH cấp Trường.
5. Giao nhiệm vụ thực hiện đề tài NCKH cấp Trường
a) Căn cứ Biên bản đánh giá nội dung đề cương nghiên cứu của các Hội đồng xét duyệt đề tài NCKH cấp trường và nội dung đề cương sau khi chỉnh sửa, Hiệu trưởng ra quyết định giao nhiệm vụ thực hiện đề tài NCKH cấp Trường trước ngày 10/10 hàng năm.
b) Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm gửi 01 bản Quyết định giao nhiệm vụ và 01 bộ đề cương được duyệt của mỗi đề tài về các đơn vị để các nhóm nghiên cứu tiến hành triển khai thực hiện.
6. Tiến hành thực hiện nội dung nghiên cứu
a) Căn cứ đề cương đề tài NCKH cấp Trường đã được phê duyệt, chủ nhiệm đề tài và các thành viên tiến hành thực hiện theo đúng nội dung và tiến độ đã đề ra.
b) Trường hợp điều chỉnh đề tài, Chủ nhiệm đề tài phải báo cáo thường trực khoa học Nhà trường (Trưởng phòng KHCN-HTQT) trong các trường hợp sau:
+ Khi thay đổi nội dung nghiên cứu gây ảnh hưởng mục tiêu nghiên cứu, dẫn tới thay đổi kết quả, thay đổi tiến độ thực hiện, gây tăng giảm kinh phí của đề tài.
+ Khi có thay đổi về đề tài vì lý do bất khả kháng.
+ Thay đổi Chủ nhiệm đề tài.
Thủ tục xin thay đổi trong quá trình thực hiện đề tài bao gồm:
+ Đơn đề nghị của chủ nhiệm đề tài, trong đơn cần nêu rõ lý do và có xác nhận của trưởng đơn vị.
+ 02 bản Phiếu đề nghị thay đổi trong quá trình thực hiện đề tài (theo biểu mẫu 05/KHCN-GV).
+ Thường trực khoa học Nhà trường xem xét, quyết định. Trong trường hợp cần thiết thành lập Hội đồng thẩm định nội dung đề nghị thay đổi.
7. Kiểm tra tiến độ thực hiện đề tài đề tài NCKH
a) Thường trực Hội đồng KH-ĐT hoặc Trưởng đơn vị kiểm tra tiến độ thực hiện đề tài NCKH cấp Trường theo định kỳ hoặc đột xuất nếu thấy cần thiết.
b) Nội dung kiểm tra gồm tiến độ thực hiện, nội dung nghiên cứu, sản phẩm và việc sử dụng kinh phí của đề tài so với đề cương đã được phê duyệt và hợp đồng triển khai thực hiện đề tài đã ký (nếu có).
c) Trên cơ sở kết quả kiểm tra tiến độ, Hiệu trưởng có kết luận về việc triển khai thực hiện đề tài; quyết định cấp tiếp kinh phí, xem xét giải quyết những đề nghị thay đổi trong quá trình thực hiện đề tài (thay đổi chủ nhiệm và những người tham gia đề tài; điều chỉnh phạm vi, mức độ thực hiện hoặc thời gian nghiên cứu, dự toán,…) cho phù hợp hơn với thực tế hoặc ra quyết định đình chỉ việc thực hiện đề tài nếu xét thấy không có hiệu quả hoặc những người tham gia nghiên cứu không có khả năng tiếp tục thực hiện đề tài và khi đó, đề tài được xem là không hoàn thành.
8. Tổ chức nghiệm thu đề tài NCKH cấp đơn vị
a) Sau khi hoàn thành thực hiện đề tài, chủ nhiệm đề tài viết báo cáo kết quả thực hiện và báo cáo tóm tắt (theo biểu mẫu 06/KHCN-GV).
b) Trước ngày 10/8 năm kế tiếp, Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm trình lãnh đạo đơn vị báo cáo kết quả thực hiện và báo cáo tóm tắt.
c) Từ ngày 10/8 đến 20/8, các đơn vị tiến hành nghiệm thu kết quả đề tài cấp đơn vị như sau:
+ Trưởng các đơn vị thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp đơn vị gồm 3-5 thành viên trong đó có 1 chủ tịch, thư ký và các thành viên. Chủ nhiệm đề tài trình bày nội dung nghiên cứu trước Hội đồng nghiệm thu cấp đơn vị.
+ Các thành viên Hội đồng đóng góp ý kiến cho báo cáo nghiên cứu theo các nội dung chuyên môn và hình thức bố cục theo các quy định. Chủ nhiệm đề tài và thành viên nghiên cứu tiếp thu ý kiến và chỉnh sửa lại các báo cáo kết quả thực hiện.
d) Từ ngày 20/8 đến 30/8, Trưởng các đơn vị tập hợp kết quả thực hiện và nộp về phòng KHCN-HTQT bao gồm:
+ 01 bản “Bảng tổng hợp kết quả nghiệm thu đề tài NCKH cấp đơn vị” kèm theo file mềm (theo biểu mẫu 06/KHCN-GV).
+ 07 bộ báo cáo kết quả thực hiện và báo cáo tóm tắt cho mỗi đề tài.
9. Tổ chức nghiệm thu đề tài NCKH cấp Trường
Từ ngày 01/9 đến 15/9, tiến hành nghiệm thu cấp Trường như sau:
a) Căn cứ vào danh sách đăng ký nghiệm thu do phòng KHCN-HTQT tập hợp, Hội đồng KH-ĐT ra Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài NCKH cấp Trường cho từng đề tài.
b) Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm gửi các tài liệu có liên quan đến các thành viên trong Hội đồng (trước 5 ngày tính đến ngày tổ chức nghiệm thu), bao gồm:
+ Quyết định thành lập Hội đồng và dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức nghiệm thu.
+ Bảng tổng hợp kết quả nghiệm thu cấp đơn vị.
+ Bộ báo cáo kết quả thực hiện và báo cáo tóm tắt của mỗi đề tài.
+ Phiếu đọc nhận xét phản biện cho các ủy viên phản biện (theo biểu mẫu 07/KHCN-GV).
c) Tổ chức nghiệm thu đề tài NCKH cấp Trường như sau:
Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm lên kế hoạch hội nghị nghiệm thu, thông báo cho các thành viên Hội đồng và Trưởng các đơn vị trước 3 ngày tính đến ngày tổ chức nghiệm thu. Chương trình họp hội đồng nghiệm thu gồm:
+ Đại diện phòng KHCN-HTQT đọc quyết định thành lập hội đồng, giới thiệu thành phần hội đồng và các đại biểu tham dự.
+ Chủ tịch hội đồng chủ trì phiên họp của hội đồng.
+ Chủ nhiệm đề tài báo cáo tóm tắt kết quả thực hiện đề tài bằng slide trong thời gian 10 đến 15 phút.
+ Các phản biện đọc nhận xét và nêu câu hỏi.
+ Các thành viên hội đồng và những người tham dự phát biểu ý kiến và nêu câu hỏi.
+ Chủ nhiệm đề tài và các thành viên tham gia trả lời câu hỏi.
+ Trao đổi chung.
+ Hội đồng đánh giá, chấm điểm xếp loại đạt / không đạt. Đề tài được đánh giá theo điểm trung bình cộng của các thành viên hội đồng và kết quả đánh giá được ghi thành biên bản (theo biểu mẫu 08/KHCN-GV).
Từ 75 điểm trở lên được xem là đạt và được đề nghị Hiệu trưởng xem xét, phê duyệt kết quả thực hiện. Dưới 75 điểm là không đạt.
+ Thư ký khoa học ghi biên bản.
+ Thư ký hành chính chuẩn bị tài liệu, kinh phí phục vụ hội đồng.
+ Chủ tịch hội đồng kết luận, công bố biên bản đánh giá nghiệm thu và kết quả bỏ phiếu đánh giá đề tài.
10. Giao nộp kết quả, sản phẩm và đăng ký thực hiện đề tài NCKH cấp Trường
a) Sau khi được Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp Trường công nhận kết quả thực hiện đề tài, Trưởng các đơn vị và Chủ nhiệm đề tài phải thực hiện các việc sau đây:
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp Trường, Trưởng các đơn vị tập hợp các văn bản nộp cho phòng KHCN-HTQT gồm:
+ 02 bộ Báo cáo tổng kết và Báo cáo tóm tắt đề tài (có sửa chữa và bổ sung theo ý kiến của Hội đồng) kèm theo toàn bộ sản phẩm khác đã được thực hiện.
+ 02 bộ đĩa CD/DVD có ghi lại các kết quả và sản phẩm nghiên cứu của các đề tài, kể cả phần mềm thuộc đơn vị quản lý.
b) Phòng KHCN-HTQT có trách nhiệm kiểm tra, rà soát các nội dung chỉnh sửa trong báo cáo theo kết luận của các Hội đồng nghiệm thu, tập hợp danh sách trình Hiệu trưởng ra Quyết định công nhận kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp Trường.
Phần 3. QUẢN LÝ ĐỀ TÀI SAU NGHIỆM THU
1. Công nhận, lưu trữ kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp Trường
a) Căn cứ Biên bản đánh giá của các Hội đồng nghiệm thu cấp trường và nội dung đề tài sau khi chỉnh sửa, Hiệu trưởng ra quyết định công nhận kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp Trường hàng năm.
b) Phòng KHCN-HTQT có các trách nhiệm gửi và lưu trữ kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp Trường như sau:
+ Gửi 01 bản Quyết định công nhận và 01 bản giấy chứng nhận kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp Trường của mỗi đề tài về các đơn vị để các nhóm nghiên cứu lưu trữ.
+ Gửi 01 bản Quyết định công nhận cho phòng Tổ chức cán bộ để làm căn cứ xét thành tích thi đua; gửi 01 cho phòng Đào tạo làm căn cứ xét khối lượng nghiên cứu khoa học.
+ Gửi 01 bộ Báo cáo tổng kết và Báo cáo tóm tắt đề tài; 01 bộ đĩa CD/DVD có ghi lại các kết quả và sản phẩm nghiên cứu của các đề tài, kể cả phần mềm cho Thư viện Nhà trường để lưu trữ làm tư liệu tham khảo cho giảng viên và sinh viên.
+ Lưu trữ toàn bộ các văn bản và các sản phẩm liên quan đến quá trình thực hiện đề tài NCKH cấp trường theo năm học.
+ Lập các báo cáo về kết quả thực hiện đề tài NCKH cấp trường theo năm học trình Hội đồng KH-ĐT và Ban Giám hiệu theo quy định.
c) Nhà trường quản lý kết quả nghiên cứu, sản phẩm của các đề tài NCKH cấp trường. Việc sử dụng các kết quả, sản phẩm của các đề tài thực hiện theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ, pháp luật về chuyển giao công nghệ và các quy định khác có liên quan của Nhà nước. Khi xuất bản, phổ biến, chuyển giao hoặc bán các kết quả nghiên cứu/công nghệ/sản phẩm của các đề tài NCKH cấp trường phải có đơn đề nghị của chủ nhiệm đề tài, đề nghị của Trưởng đơn vị và được Hiệu trưởng xem xét, cho phép bằng văn bản và phải được thực hiện trong khuôn khổ các quy định hiện hành của Nhà nước.
d) Với các sản phẩm của đề tài là sản phẩm vật chất sử dụng kinh phí của ngân sách Nhà trường, khi các sản phẩm này được tiêu thụ trên thị trường, thì nguồn thu từ việc bán các sản phẩm đó phải được thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường.
e) Khuyến khích các đề tài sau nghiệm thu xuất bản kết quả nghiên cứu ở dạng bài giảng, giáo trình hoặc sách chuyên khảo phục vụ đào tạo, nghiên cứu trong các đơn vị của Nhà trường. Việc xuất bản phải được Nhà trường đồng ý, và hội đồng thẩm định sách giáo trình, sách chuyên khảo Nhà trường thông qua theo các quy định hiện hành.
2. Quyết toán và xử lý tài sản mua sắm bằng nguồn kinh phí Nhà trường
Đối với đề tài sử dụng kinh phí Nhà trường để thực hiện, phòng Tài chính kế toán trực tiếp cấp phát kinh phí cho đề tài phải thực hiện việc hạch toán, theo dõi và quản lý tài sản được mua sắm theo đúng các quy định của Nhà nước và của Nhà trường.
Chậm nhất sau 30 ngày kể từ khi đề tài được nghiệm thu, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm thực hiện quyết toán kinh phí và xử lý tài sản được mua sắm từ kinh phí của đề tài (nếu có) theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường tại phòng Tài chính kế toán.
3. Chế tài xử lý đối với các đề tài không hoàn thành và chủ nhiệm đề tài không hoàn thành.
a) Các đề tài đã quá hạn 6 tháng so với thời gian quy định (kể cả thời gian được gia hạn) mà chưa được nghiệm thu, các đề tài được hội đồng nghiệm thu đánh giá ở mức không đạt yêu cầu; các đề tài vi phạm các quy định trong hướng dẫn hoặc không đủ khả năng tiếp tục thực hiện có quyết định đình chỉ thực hiện đề tài của cấp quản lý có thẩm quyền được xem là đề tài không hoàn thành.
b) Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản xác định đề tài không hoàn thành, chủ nhiệm đề tài gửi báo cáo chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện đề tài (nội dung hoạt động và sử dụng kinh phí, nguyên nhân dẫn đến việc không hoàn thành) báo cáo Trưởng đơn vị và Ban giám hiệu (thông qua phòng KHCN-HTQT. Các báo cáo phải có xác nhận của khoa, đơn vị.
c) Trong trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng ra quyết định thành lập hội đồng để thẩm định, đánh giá mức độ nội dung không hoàn thành với các đề tài thuộc thẩm quyền quản lý. Căn cứ kết quả đánh giá của hội đồng và kết quả xác minh nguyên nhân dẫn đến việc đề tài không hoàn thành, ra quyết định xử lý thu hồi toàn bộ hoặc một phần kinh phí đã cấp theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
d) Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định về việc nộp trả kinh phí cho ngân sách nhà trường, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm nộp hoàn trả kinh phí cho ngân sách Nhà trường theo các quy định hiện hành.
e) Chủ nhiệm đề tài không hoàn thành thì không được giao làm chủ nhiệm các đề tài mới trong năm học tiếp theo.
g) Căn cứ mức độ, nguyên nhân không hoàn thành đề tài, Hiệu trưởng hoặc Trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm xem xét, xử lý chủ nhiệm các đề tài không hoàn thành như cán bộ viên chức không hoàn thành nhiệm vụ theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Nhà trường.