Thông báo về việc rà soát, xử lý sinh viên quá thời gian đào tạo theo quy định
- Kính gửi: Các Khoa/Viện trong toàn trường.
Căn cứ Quy chế đào tạo đại học ban hành kèm theo Quyết định số 4648/QĐ-ĐHCNGTVT ngày 24/7/2023 của Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ GTVT;
Nhằm phục vụ công tác xác định chỉ tiêu tuyển sinh năm học 2026 – 2027; đồng thời đảm bảo các tiêu chí kiểm định chất lượng chương trình đào tạo, đặc biệt là tiêu chí về tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp đúng hạn, Nhà trường thông báo triển khai rà soát và xử lý sinh viên quá thời gian đào tạo đối với sinh viên các khóa 69, 70, 71, 72 như sau:
1. Mục đích
- Rà soát, cập nhật chính xác tình trạng học tập của sinh viên quá thời gian đào tạo theo quy định;
- Tăng cường công tác quản lý đào tạo và xử lý học vụ đối với sinh viên kéo dài thời gian học tập;
- Đảm bảo dữ liệu phục vụ công tác kiểm định chất lượng chương trình đào tạo và xác định chỉ tiêu tuyển sinh năm học 2026 – 2027;
- Tạo điều kiện để sinh viên hoàn thiện các nghĩa vụ học tập còn tồn đọng theo quy định của Nhà trường.
2. Nội dung thực hiện
Bước 1. Phòng Đào tạo rà soát, lập danh sách sinh viên
Phòng Đào tạo thực hiện rà soát, lọc danh sách sinh viên các khóa 69, 70, 71, 72 quá thời gian đào tạo từ hệ thống quản lý đào tạo, phân loại theo các nhóm đối tượng sau:
- Nhóm 1: Sinh viên còn nợ chứng chỉ và/hoặc còn nợ học phần với tổng số tín chỉ còn thiếu dưới 24 tín chỉ;
- Nhóm 2: Sinh viên còn nợ trên 24 tín chỉ, thuộc diện xem xét xử lý học vụ (buộc thôi học) theo quy định.
Danh sách sau khi tổng hợp được gửi tới các Khoa/Viện để phối hợp xử lý.
Bước 2. Các Khoa/Viện liên hệ, làm việc với sinh viên và phụ huynh
Trên cơ sở danh sách do Phòng Đào tạo cung cấp, các Khoa/Viện chủ động liên hệ với sinh viên và phụ huynh để thông báo tình trạng học tập, đồng thời hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo từng nhóm đối tượng:
Đối với Nhóm 1 (còn khả năng tiếp tục học tập):
- Thông báo và đôn đốc sinh viên hoàn thiện đơn đề nghị gia hạn thời gian học tập;
- Yêu cầu sinh viên cam kết hoàn thành các học phần, chứng chỉ còn thiếu theo đúng thời gian được gia hạn.
Đối với Nhóm 2 (thuộc diện xử lý học vụ):
- Thông báo tới sinh viên và phụ huynh về tình trạng học vụ theo quy định;
- Hướng dẫn sinh viên hoàn thiện các thủ tục liên quan đến buộc thôi học, xóa tên khỏi danh sách sinh viên theo quy định hiện hành.
Bước 3. Các Khoa/Viện tổng hợp, gửi hồ sơ về Phòng Đào tạo
Các Khoa/Viện tổng hợp đầy đủ hồ sơ, đơn gia hạn của sinh viên theo từng diện xử lý và gửi về Phòng Đào tạo (đ/c Trang – Văn phòng Một cửa) trước ngày 29/5/2026 để tổng hợp.
Bước 4. Phòng Đào tạo tổng hợp, trình Ban Giám hiệu phê duyệt
Trên cơ sở hồ sơ do các Khoa/Viện gửi về, Phòng Đào tạo tiến hành rà soát, tổng hợp và tham mưu trình Ban Giám hiệu xem xét, phê duyệt phương án xử lý đối với từng trường hợp theo đúng quy định hiện hành.
3. Tổ chức thực hiện
- Phòng Đào tạo có trách nhiệm cung cấp danh sách sinh viên thuộc diện rà soát cho các Khoa/Viện;
- Các Khoa/Viện chủ động triển khai, theo dõi và tổng hợp kết quả thực hiện;
Đề nghị các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện./.
